Что представляет из себя бюрократия на обычном языке
"Бюрократия" – это система деловых взаимоотношений. Строится по принципу вертикальной пирамиды и основывается на четком выполнении правил каждым участником.
Бюрократия может рассматриваться, как с положительной, так и с отрицательной точки зрения.
Позитивное отношение: теория Макса Вебера
Немецкий философ Макс Вебер был уверен, что бюрократия жизненно необходима большим организациям. Она помогает привести работу в порядок, добиться быстрого и четкого выполнения всех задач. Но для этого важно выполнение следующих требований:
-
Строгая иерархия, где исполнителей больше, чем управляющих. Над каждым участником в бюрократической системе стоит управленец, который следит за качеством работы и дает одобрение или отказ для перевода задачи на следующий этап. Перескочить ступень (например, обратиться к генеральному директору, миновав руководителя своего отдела) невозможно.
-
Главенство правил, объективность по отношению к людям. Стихийность и импровизация в работе организации не допускается. Все участники бюрократической структуры действуют по заранее прописанным регламентам (порядок действий, время на выполнение задач и пр.). Это позволяет добиться предсказуемости, согласованности. Личные симпатии или антипатии не допускаются (в том числе в вопросах подбора нового персонала). Оценка людей строится только на анализе качества выполняемой или работы.
-
Четкое разделение обязанностей. Каждый член большой организации выполняют определенную деятельность, не повторяющую функции нижестоящих или вышестоящих участников системы. Важно: все должны выполнять строго определенный объем задач. Если нужно повысить производительность отдела, то на аналогичную позицию нанимается еще один человек (цель вышестоящего руководства – распределять между сотрудниками задачи и следить, чтобы они не дублировались).
-
Документированность каждого шага. Строго запрещено принимать решения или о чем-то договариваться на словах. Каждый участник структуры должен иметь доступ к информации, знать, что происходит в других отделах. При устных договоренностях пришлось бы тратить много времени на получения подобных сведений. Когда же все документируется, то доступ к информации становится максимально легким и оперативным. К тому же фиксация каждого шага позволяет добиться большей ответственности людей за принимаемые решения.
По мнению Макса Вебера, бюрократия, ведущаяся по перечисленным правилам, нужна для повышения эффективности работы. Каждый участник знает, что он получит, если будет выполнять те или иные действия. Главенство порядка ведет к сплоченности коллектива, отсутствию профессиональных конфликтов.
В системе могут работать только участники, четко выполняющие прописанный регламент – любое «слабое звено», тормозящее процесс, должно оперативно устраняться и заменяться более компетентным и обязательным сотрудником.
Негативное отношение: позиция Винсента де Гурне
Французский экономист Винсент де Гурне использовал понятие «бюрократия» в отрицательном смысле. С помощью этого слова ученый описал ситуацию, когда чиновники усложняют жизнь народу: затягивают процесс работы, не выдают нужных разрешений, заставляя получать лишние документы.
На самом деле позиция Винсента де Гурне не противоречит мнению Макса Вебера. Он лишь делает акцент на том, что при нарушении правил, система ломается и сильно усложняет жизнь простых людей. Самыми главными признаками «неправильной» бюрократии являются:
-
Нарушение порядка принятия решений (пример – человеку не дают четкого плана действий, не помогают, а заставляют бегать по разным кабинетам).
-
Несоблюдение правила об объеме работы для каждого участника (пример – руководство не желает расширять штат и один человек оказывается перегруженным задачами; в результате работа над отдельными проектами стопорится).
-
Нарушение правила об ограничении времени, выделяемого на выполнение конкретной задачи (пример – поставить подпись человек может за минуту, но по личным причинам затягивает этот процесс на несколько дней, недель и даже месяцев).
В чем корень описанных проблем и как исправить ситуацию, заставить бюрократию работать во благо? В этом случае как нельзя лучше подходит народная поговорка: «Рыба гниет с головы». Качество работы системы в первую очередь зависит от действий руководства.
Вышестоящее начальство должно строго следить за своими подчиненными. Если же наблюдается сбой, то нарушитель должен сразу выводиться из системы и заменяться другим участником. Когда же нижестоящие сотрудники «халтурят» из-за лени или личной выгоды, а вышестоящие закрывают на это глаза, то система обречена на провал.
