Должностная инструкция кладовщика является его основным документом, которым необходимо руководствоваться при работе на складе, принимая или выдавая товар, проводя инвентаризацию и т.д.
Все работники склада в обязательном порядке должны ознакомиться и подписаться под своими должностными инструкциями и прочими нормативными приказами, распоряжениями и методичками.
Все инструкции могут быть откорректированы заведующим складом или старшим логистом, в зависимости от требований к сотрудникам и направления работы.
Скачать образцы документов для кладовщика:
Если с должностной инструкцией всё понятно, то составление дополнительных приказов и методических документов, корректирующих работу кладовщиков, часто вызывает проблемы.
Примером грамотно составленного методического указания может быть следующий.
Инструкция. Проверка мебели при получении и перед отгрузкой
- При приеме товара, кладовщик (или в его отсутствие региональный менеджер), принимают товар по накладной, считают по этикеткам, по количеству пачек. В момент приема, при водителе кладовщик (или в его отсутствие региональный менеджер) полностью вскрывает и осматривает все деревянные элементы, стекла, зеркала, накладки на мягкой мебели ДСП и МДФ. Также вскрывает все подозрительные пачки (без маркировки, мятые, согнутые, грязные и т.д.). Если есть какие то дефекты, они указываются в акте приема-передачи товара. Также указываются все лишние и недостающие части. Возле каждого дефекта и несоответствия свои пояснения пишут икладовщик, и водитель, передающий товар, в которых каждый из них указывает причину появления дефекта и виновника. Также возле каждого дефекта кладовщик ставит стоимость ремонта. Под перечисленными дефектами и расхождениями ставит свою подпись и ФИО кладовщик(или регионал, который принимал товар), а также водитель, который передаёт товар. Подпись и ФИО свидетельствуют о том, что брак выявлен при приеме товара и обе стороны с ним согласны. Данный акт, вместе со всеми фотографиями дефектов кладовщик должен отправить на все необходимые адреса
После получения данного письма, старший логист должен согласно Приказу о приеме товара определить виновных, в течение одного рабочего дня на те же электронные почты отправить письмо с указанием всех виновных лиц по всем указанным рекламациям, включая почтовые ящики всех виновных.
Если старший логист решает что данную рекламацию можно закрыть другим путем, то он сообщает об этом принимающей стороне по электронной почте день в день. Кладовщик передает эту информацию на магазин. Магазин принимает решения могут ли они решить эту рекламацию таким образом или нет, и сообщает об этом кладовщику принимающей стороны и старшему логисту, Старший логист принимает решения что делать на основании письма магазина и дает ответ в тот-же день.
Если из-за дефекта покупатель хочет отказаться от изделия и требует скидку, то эта скидка согласовывается по почте со старшим логистом, и производится за счет виновного.
Если в дальнейшем на данных частях на складе появляется дефект – ремонтироваться он будет за счет кладовщика, так как товар поступил без данных дефектов.
- Если товар отгружается наёмному перевозчику. Перед отгрузкой товара покупателю, лицо, которое отгружает товар (кладовщик или региональный менеджер), распечатывает накладную на отгрузку в двух экземплярах. Отгружаемый товар вскрывается, полностью осматривается перевозчиком, который повезет товар покупателю. Если выявляются дефекты, они фотографируются, указываются в накладной. Кладовщик сразу должен связаться с региональным управляющим, объяснить ситуацию. Региональный должен набрать директора., от которого должен получить руководство к дальнейшим действиям.
Накладная с подписью перевозчика остается у кладовщика, вторую берет с собой сам перевозчик для того, чтобы на ней расписался покупатель при приеме товар и также указал «Товар получен в полной комплектации, дефектов нет».
Если дефектов нет, перевозчик пишет «Дефектов нет», ставит ФИО и подпись, загружает товар и везет на адрес. Если на адресе обнаружится, что товар с дефектом, значит, он появился по вине перевозчика. Перевозчику деньги выплачиваются за вычетом понесенных расходов (ремонт, скидка покупателю и т.д.).
Если водитель уезжает с адреса, не получив от покупателя на накладной «Товар получен в полной комплектации, дефектов нет» и подпись, а потом от покупателя появляется информация, что товар с внешним дефектом, это означает злой умысел, при котором ответственность за дефекты также несет водитель, который умышленно не взял подпись.
- Если товар отвозит сам водитель-кладовщик. Кладовщик вместе с грузчиками вскрывает все пачки, осматривает полностью товар. Если выявляются дефекты, они фотографируются, указываются в накладной. Кладовщик сразу должен связаться с региональным управляющим, объяснить ситуацию. Региональный должен набрать директора., от которого должен получить руководство к дальнейшим действиям.
Если дефектов нет, загружает товар и везет на адрес. Если на адресе обнаружится, что товар с дефектом, значит, он появился по вине завсклада-перевозчика. Кладовщику деньги выплачиваются за вычетом понесенных расходов (ремонт, скидка покупателю и т.д.).
- Если региональный менеджер выходной, а требуется отгрузка, по его команде данный товар отгружает Старший магазина, который действует точно так же, как указано в предыдущих пунктах.
- Если перевозчик отказывается осматривать товар, региональный менеджер ищет другого перевозчика. Если завсклада отказывает действовать по данной инструкции, ищется новый завсклада.
- Если поставщик разрешает не вскрывать все пачки, а согласен с тем, что, в случае обнаружения дефектов на адресе, он все компенсирует, разрешено действовать по письменной договоренности с поставщиком и не вскрывать все пачки. Однако в случае поступления рекламаций и обнаружения дефектов – действовать так, как он говорит (фото, наличие всех бирок, наличие упаковки данного элемента и т.д.). Если поставщик разрешил не вскрывать все пачки и согласен с обнаружением дефектов на адресе, а сборщик (водитель, грузчик) не действовал по правилам и нет возможности возместить ущерб за счет поставщика, его будет оплачивать виновный сборщик, либо управляющий, который не донёс это до него.
Дата
Подписи всех сотрудников
